AI pre účtovnú kanceláriu: čo jej zveriť a ako začať

Účtovná kancelária žije z presnosti a dôvery, preto sa v nej AI zapája opatrne. Na tejto stránke nájdete, čo AI zveriť, čo nikdy nepustiť z rúk a ako vám s tým pomôžeme.

Čo vidíme v účtovných kanceláriách

Koniec marca vyzerá v mnohých účtovných kanceláriách podobne: klienti posielajú podklady na poslednú chvíľu, každý v inom formáte, časť príloh chýba a v schránke pribúda tá istá otázka v rôznych obmenách. Účtovná kancelária žije z presnosti, termínov a dôvery, a práve preto sa v nej na AI pozerá opatrnejšie než inde. Opatrnosť je pri práci s dátami klientov namieste. U klientov sa však stretávame s tým, že táto opatrnosť mieri na nesprávne miesto: kancelárie sa boja pustiť AI k číslam, pričom najväčší prínos býva vo všetkom okolo čísel, teda v podkladoch, komunikácii a internej metodike.

Tri miesta, kde AI v účtovnej kancelárii pomáha

Podklady od klientov. Roztriediť, čo prišlo, porovnať to so zoznamom dokumentov, ktoré má klient dodať, a pripraviť zdvorilú urgenciu s konkrétnym zoznamom chýbajúceho je práca, ktorá v sezóne zaberie veľa času a nevyžaduje účtovnícky úsudok. AI ju vie pripraviť, človek skontroluje, či zoznam zodpovedá dohode s klientom, a odošle.

Komunikácia, ktorá sa opakuje. Otázky ako „Dokedy mám poslať faktúry?“ alebo „Čo potrebujete k novému zamestnancovi?“ kladie veľa klientov. Odpovede sa dnes často píšu vždy nanovo alebo sa kopírujú zo starých mailov a nikto nevie, či stará odpoveď ešte platí. Kancelária, ktorá má schválené odpovede na jednom udržiavanom mieste, z nich vie nechať AI pripravovať návrhy, a účtovníčka ich už len upraví podľa konkrétnej situácie a pošle.

Interná metodika. Väčšia kancelária má vlastné postupy: ako účtuje určitý typ prípadu, čo si dohodla s konkrétnym klientom, ako rieši výnimky. Tieto postupy často bývajú v hlavách seniorných ľudí a nová kolegyňa sa tretí deň pýta na to isté, na čo sa pýtala predchádzajúca nová kolegyňa. Znalostná báza s AI, ktorá z nej vie odpovedať, skracuje zaúčanie a odbremeňuje práve tých najskúsenejších. Ako sa taká pamäť firmy stavia, sme opísali v článku o firemnom ChatGPT nad vlastnými dátami.

Čo nikdy nepustiť z rúk

Čísla a záväzné tvrdenia vždy kontroluje človek. Generatívna AI je jazykový nástroj, nie účtovný softvér, a vie presvedčivo sformulovať aj nesprávnu odpoveď. Sadzby, lehoty a posúdenie konkrétneho prípadu voči legislatíve musia prejsť očami účtovníka, pretože zodpovednosť a podpis ostávajú na kancelárii, nie na modeli. Modely navyše poznajú stav k určitému dátumu, legislatíva sa medzitým mení a ani nástroj s prístupom na web nezaručuje, že slovenský daňový detail nájde a pochopí správne; odpoveď na legislatívnu otázku preto treba vždy overiť v aktuálnom znení zákona.

Dáta klientov zároveň nepatria do verejného chatu. Vložiť výkaz klienta do bezplatného chatbota znamená poslať cudzie účtovníctvo tretej strane bez zmluvy, ktorá by ochranu týchto dát upravovala. Ak ľudia v kancelárii AI už používajú – a u klientov sa stretávame s tým, že ju používajú, aj keď o tom vedenie nevie – je lepšie dať im bezpečnú cestu než sa spoliehať na zákaz: firemné nasadenie so spracovateľskou zmluvou a vypnutým trénovaním na vstupoch, prípadne vlastný server, kde má kancelária uložené dáta pod vlastnou kontrolou. Pri každom riešení si treba prejsť aj to, kam sa dáta posielajú na spracovanie.

Prečo má kancelária dobrú štartovaciu pozíciu

Účtovná kancelária má oproti väčšine firiem jednu výhodu: jej práca už je štruktúrovaná. Termíny, číselníky, opakované procesy a jasné roly dávajú práci jasnú štruktúru a AI sa najľahšie zapája práve tam, kde taká štruktúra existuje. Prvý krok preto môže byť malý a merateľný: jeden proces, napríklad spracovanie podkladov jedného typu klienta, vopred dohodnuté kritérium úspechu a rozhodnutie až po výsledku.

Ako pomáhame účtovným kanceláriám

Transformio je slovenská firma z Bratislavy na AI poradenstvo, školenia a riešenia; sme členom ASAI – Asociácie pre umelú inteligenciu. Firmy prevádzame cestou riadenej AI adopcie so štyrmi piliermi: Pochopiť, Naštartovať, Postaviť a Udržať.

• Pochopiť. AI diagnostika zmapuje procesy kancelárie a odovzdá mapu príležitostí s poradím krokov a prvotným odhadom prínosu. Rýchlu orientáciu, kde s AI stojíte, vám dá bezplatný AI Reality Check: dve minúty, bez prípravy, bez registrácie a bez záväzkov.
• Naštartovať. Školenie AI Fundamentals naučí tím pracovať s AI na príkladoch z jeho vlastnej práce, vrátane toho, čo do AI nástrojov patrí a čo nie, aby sa dôvernosť klientskych dát stala pevným návykom. Odbornú hĺbku dopĺňa AI pre oddelenia a tímy; pri samostatnej téme financií a controllingu pripravíme osobitnú ponuku.
• Postaviť. Asistenti a automatizácie postavia ohraničený pilot s meraným prínosom, napríklad na spracovaní podkladov. Pre internú metodiku a odpovede na opakované otázky slúži Firemný druhý mozog, spravovaná znalostná báza s AI na serveri v EÚ vyhradenom pre vás. Malé piloty staviame, veľké nasadenia orchestrujeme (cez technologických partnerov) v službe Riadenie veľkých nasadení.
• Udržať. Program adopcie pomáha udržať nové postupy v bežnej práci, aby sa kancelária po sezóne nevrátila k starému spôsobu.

Ak vám AI zatiaľ nepomôže, povieme vám to rovno.

Časté otázky

Je bezpečné dávať účtovné dáta klientov do AI?

Do verejného bezplatného chatu dáta klientov nepatria; znamenalo by to poslať cudzie účtovníctvo tretej strane bez zmluvy, ktorá by ochranu týchto dát upravovala. Bezpečnejšou cestou je firemné nasadenie so spracovateľskou zmluvou a vypnutým trénovaním na vstupoch, prípadne vlastný server s dátami pod kontrolou kancelárie; vždy si však treba prejsť, kam sa dáta posielajú na spracovanie. Pri návrhu riešenia preto riešime aj to, kto má k akým údajom prístup.

Môže AI zaúčtovať doklady alebo poradiť s daňami?

Generatívna AI je jazykový nástroj, nie účtovný softvér, a vie presvedčivo sformulovať aj nesprávnu odpoveď. Sadzby, lehoty a posúdenie prípadu voči legislatíve preto vždy kontroluje účtovník; zodpovednosť nesie kancelária. AI má v účtovnej kancelárii zmysel pri práci okolo čísel: pri podkladoch, komunikácii a internej metodike.

Ako je to s legislatívou, ktorá sa stále mení?

Model AI má znalosti k určitému dátumu a ani nástroj s prístupom na web nezaručuje, že slovenský daňový detail nájde a pochopí správne. Odpoveď na legislatívnu otázku treba vždy overiť v aktuálnom znení zákona. AI môže pripraviť podklad, záväzný záver patrí účtovníkovi alebo daňovému poradcovi.

Ako začať, keď v sezóne nie je čas na nič navyše?

Práca účtovnej kancelárie je štruktúrovaná, má termíny, číselníky a opakované procesy, takže prvý krok môže byť malý: jeden proces, vopred dohodnuté kritérium úspechu a rozhodnutie až po výsledku. Rýchlu orientáciu dá bezplatný AI Reality Check, ktorý trvá dve minúty a nevyžaduje prípravu ani registráciu.

Naši ľudia už AI potichu používajú. Čo s tým?

U klientov vidíme, že samotný zákaz často len skryje používanie. Lepšie je dať ľuďom bezpečnú cestu: jasné pravidlá, čo do AI nástrojov patrí a čo nie, firemné nasadenie s ošetreným spracovaním dát a školenie, ktoré z pravidiel spraví návyk.

Čo pre účtovné kancelárie nerobíme?

Nedodávame účtovný softvér a nenahrádzame úsudok účtovníka; AI u nás pripravuje podklady a návrhy, záväzné výstupy kontroluje a podpisuje človek. A keď vám AI zatiaľ nepomôže, povieme vám to rovno, skôr než čokoľvek nasadíme.

Ak potrebujete poradiť, kde AI pomôže práve vašej kancelárii, ozvite sa a spolu si dohodneme, ako vám môžeme pomôcť. Prvú orientáciu vám dá aj bezplatný AI Reality Check: dve minúty, bez prípravy, bez registrácie a bez záväzkov.