Aby ľudia AI po školení naozaj používali
Veľká časť práce na zmene prichádza až po školení a nasadení. Staráme sa o to, aby sa z prvého nadšenia stali návyky v bežnej práci a aby ich firma časom ťahala vlastnými silami.
Nadšenie potrebuje, aby sa oň niekto staral
Po školení býva nadšenie veľké, no aby z neho vznikol návyk, musí sa oň niekto starať. Presne na to slúži Program adopcie. Vytipujeme a pripravíme ambasádorov priamo vo vašich tímoch, spíšeme pracovné postupy pre reálne opakované úlohy, dohodneme sadu ukazovateľov a udržiavame pravidelné krátke stretnutia, na ktorých riešime konkrétne prekážky. Program vedieme my a ambasádori nám pomáhajú v tímoch medzi stretnutiami. V našej metóde túto časť spolupráce voláme Udržať.
Keď má tému časom ťahať firma sama
Keď chcete, aby prácu s AI časom viedla firma vlastnými silami, nadväzuje program AI lídri a ambasádori. Ľudí vyberáme podľa vplyvu a dôvery kolegov, pripravíme ich metódou train-the-trainer, prevedieme ich praxou pod naším mentoringom, certifikujeme ich a pomôžeme nastaviť internú komunitu. Pre firmy, ktoré nemajú vlastného človeka na AI, je tu Váš AI tím, teda priebežné mesačné partnerstvo s písomne dohodnutým plnením, mapovaním nových príležitostí a reportom prínosu, ktorý využijete ako podklad pre manažment.
Situácie, v ktorých táto podpora pomáha
U klientov sa stretávame s podobným priebehom. Firma preškolila ľudí, prvé týždne nové nástroje používali a potom sa všetci vrátili k tomu, ako robili predtým. Umelú inteligenciu naozaj používa pár nadšencov a zvyšok tímu nie. Vedenie nevie povedať, či sa investícia oplatila, lebo nemá čím prínos odmerať. Ľudia narážajú na nejasné pravidlá a obavy a namiesto riešenia používanie potichu vzdajú. Alebo sa firma posunula, no nikto interne nemá čas hľadať ďalšie príležitosti a dotláčať ich do prevádzky. V týchto situáciách pomáhame konkrétne: ambasádormi priamo v tímoch, pracovnými postupmi pre opakované úlohy, dohodnutým meraním a pravidelnými krátkymi stretnutiami, na ktorých riešime prekážky.
Čo vo firme ostane
- Ambasádori v tímoch. Vo firme ostanú pripravení ľudia, ktorí prácu s AI ťahajú zvnútra tímov medzi stretnutiami. Nejde o novú pozíciu na plný úväzok, ale o rolu navrch k bežnej práci.
- Pracovné postupy pre opakované úlohy. Tímy majú konkrétne postupy a prompty, aby používanie nezáviselo od toho, kto si čo zapamätal zo školenia.
- Meranie adopcie. Dohodneme sadu ukazovateľov, koľko ľudí AI naozaj používa a na čom, aby ste videli, čo sa hýbe a kde používanie viazne. Konkrétnu mieru zlepšenia vopred nesľubujeme.
- Vyškolení a certifikovaní interní lídri. Lídri dostanú metodiku a materiály na vzdelávanie kolegov, aby vedeli viesť tému ďalej samostatne, a firma bude mať nastavenú internú komunitu.
- Pri dlhodobom partnerstve mesačný report pre vedenie. Report ukáže, čo sa dokončilo, akým meradlom sa výsledok meral a čo ukázali dáta. Keď dostupné dáta prínos nepreukážu, report povie aj to. Riešenia a rozhodnutia priebežne zapisujeme, typicky do vašej znalostnej bázy, aby know-how ostalo vo firme.
Ako to môže prebiehať
Ako príklad si vezmime firmu poskytujúcu odborné služby, ktorá má za sebou tréning, napríklad firemné AI školenie, a do variantu Adopcia Fokus vyberie jeden tím. Na štarte sa s vedením dohodneme, čo budeme merať, v tíme spolu vytipujeme ambasádorov a spíšeme prvé playbooky. Potom bežia pravidelné krátke stretnutia. Sledujeme, koľko ľudí AI naozaj používa, riešime prekážky a dopĺňame postupy. Po vyhodnotení sa firma rozhodne, či program rozšíri na ďalšie tímy, pripraví si interných lídrov, alebo prejde do priebežného partnerstva.
Časté otázky
Ako dlho trvá, kým sa z práce s AI stane návyk?
Vopred to sľúbiť nevieme, závisí to od záberu. Pri jednom tíme je čas kratší, pri celej firme dlhší. Dĺžku Programu adopcie a frekvenciu stretnutí preto dohodneme na štarte podľa veľkosti firmy a počtu tímov; program interných lídrov je štruktúrovaný na niekoľko mesiacov, aby bol čas na reálnu prax, nie len teóriu.
Čo ak sa ľudia bránia a AI nechcú?
Odpor je presne situácia, pre ktorú táto podpora existuje. Riešime ho cez ambasádorov zvnútra tímu, odstraňovanie konkrétnych prekážok a jasné pravidlá, nie tlakom zhora. Časť práce je pomenovať, kde AI ľuďom naozaj pomôže a kde ju netreba tlačiť nasilu.
Nebude to pre ľudí len ďalšia povinnosť navyše?
Pre väčšinu ľudí znamená program krátke stretnutia, na ktorých riešime konkrétne prekážky z ich práce, nie teóriu navyše. Rola ambasádora je navrch k bežnej práci a nezastierame to; preto jej treba vyhradiť reálny čas. Cieľom je, aby umelá inteligencia ľuďom prácu uberala, nie pridávala.
Nezačnú ľudia posielať do AI nástrojov citlivé firemné údaje?
Toto riziko rastie práve vtedy, keď pravidlá chýbajú. Preto sú jasné pravidlá, čo do AI nástrojov patrí a čo nie, súčasťou pracovných postupov, ktoré s tímami spisujeme. Keď pravidlá jasné nie sú, ľudia navyše používanie ľahko potichu vzdajú.
Môžeme začať rovno adopciou, bez školenia?
Program adopcie stavia na tom, že ľudia základ vedia. Ak vaši ľudia základy práce s AI zatiaľ neovládajú, odporúčame začať vstupným školením AI Fundamentals; keď základy majú, hoci aj bez formálneho školenia, dá sa začať rovno adopciou. Adopcia zároveň nie je jednorazový zásah, stojí na pravidelných krátkych stretnutiach, nie na jednom workshope.
Čo musíme pripraviť my?
Potrebujeme, aby ste nominovali ľudí do roly ambasádorov a vyhradili im na túto prácu reálny čas v kalendári. Pri programe interných lídrov treba navyše počítať s tým, že budú počas programu viesť AI aktivity vo svojich tímoch. Bez týchto dvoch vecí by program nemal na čom stáť.
Ak potrebujete poradiť, ako vo firme udržať prácu s AI aj po prvom nadšení, ozvite sa a radi vám pomôžeme.
Prvú orientáciu vám za dve minúty dá bezplatný AI Reality Check.